Red de centros de documentación de los espacios naturales protegidos de Cataluña

El Departamento de Medio Ambiente y Vivienda de la Generalitat de Cataluña y el Área de Espacios Naturales de la Diputación de Barcelona han editado conjuntamente una guía con toda la información sobre los centros de documentación de los espacios naturales protegidos.

Centros de documentación ambiental de Cataluña: DocAmbCat (Mapa Google)

Documento marco

Centros de documentación de espacios naturales protegidos de Cataluña: una experiencia de trabajo conjunto

Resumen

Los centros de documentación de los espacios naturales protegidos cuentan con una trayectoria ya consolidada en el tiempo, al amparo de la experiencia en gestión ambiental en nuestro país.

En 1996 se hizo la primera Sesión de trabajo de centros de documentación de espacios naturales protegidos de Cataluña donde, por iniciativa del Parque Natural de la Zona Volcánica de la Garrotxa, se reunieron representantes de 13 espacios protegidos . Desde entonces hasta ahora, periódicamente, se han realizado sesiones de trabajo colectivas para intercambiar experiencias, aprender juntos y trabajar en la dinamización conjunta de los diferentes centros. Esta experiencia de coordinación es pionera a nivel de España y también a nivel europeo, apenas en mayo de 1998 hubo en Italia las primeras jornadas de centros de documentación de parques naturales europeos : The 1st Conference of European Park Documentation Centres, organizadas por el CEDIP .

La situación de los 24 centros de documentación pertenecientes a 21 espacios naturales protegidos de Cataluña (13 gestionados por la Generalitat de Catalunya y 11 por la Diputación de Barcelona o consorcios asociados ) es diversa, como diversa es la propia realidad de cada espacio. Aún así, hay necesidades y finalidades comunes que mueven a la cooperación. Partiendo de realidades diferentes , disponibilidades materiales y formaciones académicas diversas , se han establecido líneas de trabajo conjuntas que mejoren la tarea de cada centro y ayudan a su difusión.

Uno de los resultados más destacados de la coordinación entre centros ha sido la elaboración del Documento marco de las funciones y necesidades básicas de un centro de documentación. Este trabajo, pionero en el ámbito específico de las temáticas ambientales, es una herramienta de referencia importante para hacer avanzar la documentación, dentro y fuera, de los respectivos espacios naturales protegidos.

Documentación y espacios naturales protegidos

Podemos situar la década de los 80 como la época de creación de los primeros centros de documentación (de ahora en adelante: CD) de espacios naturales protegidos (de ahora en adelante: ENP) de Cataluña , y la de los 90 como la etapa de consolidación de los primeros CD y de la aparición de nuevos centros.

Tabla del año de creación de los centros de documentación

El incremento de CD de ENP de Cataluña ha seguido la tendencia de estos últimos años de aumento de los servicios, recursos y fuentes de información sobre medio ambiente.

Diversidad más cooperación: un documento de referencia

La situación actual de los CD existentes en los ENP de Cataluña es, en cada caso, diferente. Esta diversidad viene dada por los siguientes aspectos:

Espacios naturales protegidos pertenecientes a administraciones diferentes.
CD con prioridades, recursos y metodologías diferentes.
Formaciones académicas diversas del personal.
Variedad en las tipologías de documentos.

Pese a la diversidad, existen una serie de necesidades y finalidades comunes, como por ejemplo:

Ampliar el papel jugado por los centros de documentación, dentro y fuera de los ENP.
Mejorar la cantidad y calidad de la gestión de la información en los diversos ENP.
Aumentar la difusión de la labor realizada en cada CD.

Fruto de estos planteamientos, y por iniciativa del Parque Natural de la Zona Volcánica de la Garrotxa, se empezaron a organizar las Sesiones de trabajo de centros de documentación de espacios naturales protegidos de Cataluña. Se trata de jornadas periódicas a las que asisten los responsables de los diferentes centros y en las que se plantea la mejora de la labor de cada centro y la ayuda a su difusión. Se deciden las temáticas que deben ser tratadas conjuntamente y se contemplan dos aspectos básicos: la formación permanente del personal asistente y el intercambio de informaciones y experiencias entre los centros.

Sesión, año, lugar y temas tratados

1a sesión de trabajo de CD 1994 Parque Natural de la Zona Volcánica de la Garrotxa (Can Jordà) -La documentación y los ENP: diagnosis - Perspectivas de futuro de un trabajo en común entre CD.
2a sesión de trabajo de CD 1995 Parque Natural de los Aiguamolls del Empordà (El cortalet) -El acceso a la información ambiental en ENP -Bibliografía básica y recursos de interés para un CD.
3a sesión de trabajo de CD 1996 Parque de Collserola (Can Coll Centro de Educación Ambiental) -Herramientas telemáticas- La gestión y productos documentales de los CD del Servicio de Parques Naturales de la Diputación de Barcelona.
4a sesión de trabajo de CD 1998 Parque Natural del Montseny (Museo de Granollers-La Tela)- El tratamiento documental de les imágenes-Bases de datos en Internet: el caso de Knosys.
5a sesión de trabajo de CD 1999 Área Protegida de las Illes Medes (Museo del Montgrí) -Internet y CD: el caso de la Biblioteca de Biología de la Universidad de Barcelona-El caso del Centro de Documentación del Departamento de Medio Ambiente de la Generalitat de Cataluña.

El trabajo común ha permitido obtener un destacado resultado para la coordinación y el progreso de los centros: el documento marco de las funciones y necesidades básicas de un centro de documentación.

Este documento, consensuado por todos los CD y reproducido en este trabajo, es pionero en el ámbito específico de las temáticas ambientales y representa una herramienta de referencia importante para el avance de la documentación dentro y fuera de los respectivos espacios naturales protegidos.

Documento marco: Funciones y necesidades de los centros de documentación de espacios naturales protegidos catalanes

Sumario

Importancia
Objetivos
Funciones
Marco legal
Documentos
Recursos
Personal
Usuarios

Documento elaborado conjuntamente por:

Centro de Documentación del Parque Natural de la Zona Volcánica de la Garrotxa,
Centro de Documentación del Parque Nacional de Aigüestortes i Estany de Sant Maurici,
Centro de Documentación del Parque Natural de Sant Llorenç del Munt i l'Obac,
Centro de Documentación del Parque Natural del Cadí Moixeró,
Centro de Documentación y Recursos Educativos del Parque de Collserola,
Centro de Documentación del Parque Natural del Delta de l'Ebre,
Centros de Documentación del Parque Natural del Montseny,
Centro de Estudios y Documentación del Parque Natural de los Aiguamolls de l'Empordà,
Centros de Documentación del Parque Natural del Montnegre i el Corredor,
Centro de Recursos y Documentación del Castillo de Montesquiu,
Centro de Documentación del Parque Natural del Garraf,
Centro de Documentación Área Protegida de las Illes Medes,
Paraje Natural del Massís de l'Albera,
Consorcio del Espacio Natural de la Conreria, Sant Mateu y Céllecs

Este documento debe servir para todos los centros de documentación (CD) de espacios naturales protegidos (ENP) catalanes como referencia, adaptándolo a las características y objetivos particulares de cada equipamiento.

El objetivo es generar un documento marco que sirva para:

Disponer de unas pautas comunes entre los CD de los espacios protegidos de Cataluña, a partir de las cuales cada centro pueda delimitar su programa de gestión y priorizar objetivos, funciones, marco legal, documentos, recursos, personal, usuarios, etc.
Justificar la necesidad de la existencia y pleno funcionamiento de un CD, las funciones y los servicios que puede ofrecer, y estudiar también las carencias de que adolece.

Este documento ha sido elaborado en las Jornadas anuales de centros de documentación de espacios naturales protegidos de Cataluña (1994-1998) y ha contado con la colaboración de diferentes profesionales estrechamente vinculados con los centros de documentación de los espacios naturales protegidos.

1. Importancia de la gestión de la información en un ENP

De entre los diferentes ámbitos de actuación de un ENP, la información tiene una vinculación especialmente importante con la actividad científica, con la gestión y con la actividad educativa que allí se lleva a cabo.

Es necesario gestionar esta información porque es imprescindible poder acceder a la información de un modo práctico y fácil y hacerla accesible a todo el mundo.

Según los objetivos de un CD, se prioriza un aspecto u otro, pero debe tenerse en cuenta que el CD es, fundamentalmente, un equipamiento -y, por tanto, un recurso- que debe estar concebido para realizar uno o más programas -de gestión, educativos, etc.-. Por ello, es vital tener claro qué lugar ocupa en el organigrama del equipo gestor del parque natural o entidad con la que trabaje.

Información y actividad científica

El CD de un ENP debe ser un sistema que recoja, trate y posibilite una consulta práctica de todos los datos que se generen en los estudios que se realicen en el ENP y en otras áreas de interés similar.

También es un medio idóneo para estructurar un intercambio de información, tanto a nivel de experiencias como de documentación.

Una particularidad de nuestros ENP es que cuentan con mucha documentación dispersa provinente de ámbitos distintos del universitario como, por ejemplo, la que pertenece a la importante actividad científico-excursionista de nuestro país, a investigaciones naturalistas locales, investigadores, becarios, etc.

Es necesario que este sistema conecte con todo el ámbito investigador, tanto para captar información como para que se consulte.

En este ámbito, el CD de un ENP también juega un papel importante como recurso y soporte a los programas educativos y formativos del espacio. Todos estos programas deben considerar la existencia del CD, que puede actuar como simple recurso de consulta, o bien, diseñar, ejecutar y evaluar los programas.

En relación con los programas de educación ambiental, algunos CD ejecutan actividades, e incluso alguno de ellos puede actuar como centro de recursos pedagógicos.

El papel del CD en los programas educativos viene marcado a menudo por la relación con la entidad de la que depende, sea el equipo gestor del ENP, sea un museo; y por la información y/o interés de los responsables del CD.

Los CD de un ENP también tienen la función de dar apoyo a la formación de profesionales y/o gestores que trabajan o trabajarán en un futuro en la gestión ambiental y, en un sentido amplio, en la gestión del territorio.

Actualmente, hay una gran demanda de actividades de formación (tipo prácticas y proyectos de carrera) relacionadas con la gestión ambiental, en las que debe intervenir tanto el equipo gestor como los centros de documentación.

El gestor ha de poder disponer de información selectiva de una manera práctica, rápida y eficaz con el fin de gestionar un territorio del mejor modo posible. El CD debe facilitarle esta labor.

Con el fin de poder ofrecer un servicio óptimo y conocer mejor la realidad y las necesidades del equipo gestor, es conveniente que el CD esté vinculado al territorio gestionado -y áreas de influencia- y en estrecho contacto con el equipo de gestión porque el CD debe conocer toda la documentación y todas las actividades que se generan en el espacio protegido.

Para poder asegurar este servicio al equipo gestor, el CD debe ser capaz de disponer de toda la información sobre el territorio así como de información de gestión del territorio de otros espacios naturales. Esta información normalmente no se recoge desde el mismo CD, sino que la recoge el equipo gestor. Por tanto, es necesaria la coordinación entre el equipo gestor y el CD para recoger y tratar cada información.

A veces, existen dos fondos documentales separados y desconectados, el del CD y el del equipo gestor. Este último no es accesible -o lo es poco- para el CD. Esta situación limita mucho el funcionamiento del CD y la rentabilidad que el equipo gestor puede sacar de este fondo formado normalmente por el archivo administrativo, el archivo técnico (proyectos y estudios técnicos) y documentación de otros espacios o materias relacionadas con la gestión del espacio.

El equipo gestor debe marca un plan de investigación que, como mínimo, contemple las líneas prioritarias de investigación y los datos que se necesitan para poder definir una gestión más precisa del territorio con el objetivo de promocionar la investigación en estas líneas.

2. Objetivos

Los objetivos generales de los sistemas de documentación de los espacios naturales son:

Poner al alcance de todas las personas interesadas en algún tema relacionado con el ENP información de calidad, en un nivel superior al de un centro de información.

Dar apoyo al desarrollo del ENP: facilitar información útil para la investigación, la gestión, la educación y formación, etc., y recoger, tratar, difundir y dinamizar el conocimiento existente sobre el ENP y otras áreas de interés.

3. Funciones

Las funciones de los sistemas de documentación, directa o indirectamente, son las siguientes:

Dar información sobre los recursos que ofrece el parque natural (itinerarios, programas pedagógicos, publicaciones, etc.).
Ofrecer un servicio bibliográfico y documental dirigido a la investigación, planeamiento y gestión del parque natural.
Dar apoyo a estudios e investigaciones sobre el parque natural.
Promocionar programas de divulgación y de información (seminarios, cursos, conferencias, etc.).
Recopilar toda la información útil para el ENP y su gestión.

Las actividades que realizan los CD son, básicamente, las de recopilar, tratar, difundir y, en algunos casos, dinamizar la documentación que se tiene en el CD.

Estos conceptos, de un modo desglosado, se pueden concretar en:

A. Gestión administrativa del CD

B. Investigación y selección de documentación e información

C. Recopilación de la documentación

D. Tratamiento de la documentación:

D1. Descripción

D2. Indexación o utilitzación de listas normalizadas

D3. Clasificación

E. Recuperación de la información

F. Difusión de la documentación:

F1. Servicio de consulta y préstamo

F2. Reprografía

F3. Listas de novedades, recopilación de sumarios...

G. Participación en programes (dinamización de la documentación):

G1. Coordinación con el equipo gestor, museo...

G2. Coordinación con otros CD, bibliotecas y archivos

G3. Coordinación con centros de recursos pedagógicos, etc.

4. Marco legal y bibliografía de referencia

Ley 22/1987 de 11 de noviembre de la propiedad intelectual (con modificaciones 20/1995 y 43/1994).

Ley 4/1993 de 18 de marzo del sistema bibliotecario de Cataluña, DOGC núm. 1727(29.3.1993), pág. 2.217-2.222.

Ley 38/1995 de 12 de diciembre sobre el derecho al acceso a la información en materia de medio ambiente, BOE, núm. 297 (13.12.95).

Guía de la Agenda 21: la alianza global para el medio ambiente y el desarrollo. 2a ed. Barcelona: Generalitat de Cataluña. Departamento de Medio Ambiente, 1995.

Manual para comprender Cuidemos la tierra. Barcelona: Generalitat de Cataluña. Departamento de Medio Ambiente, 1996.

Parks for life: Report of the IVth World Congress on National Parks and Protected Areas 10-21 February 1992. Gland: IUCN, 1993.

5. Documentos

Un CD debe estar abierto a la recopilación de documentos en cualquier formato siempre que se ciñan a la temática preferente del espacio protegido del que dependen.

Algunos CD priorizan cierto tipo de documentación que consideran de más fácil conservación y de más fácil manejo y consulta.

Podemos definir los principales tipos de documento que se incluyen en los CD de los ENP en:

Documentación especializada en gestión del territorio, fauna, flora, pesca, geología, agricultura, etc. del espacio -o de otros espacios protegidos- con una especial atención a las materias de mayor importancia en la gestión de la zona.

Es necesario recoger y difundir todo aquello referente al propio espacio: la máxima información sobre el propio territorio (medio físico, medio natural, medio socioeconómico, etc.) e información sobre otros espacios naturales, protegidos o no.

Monografías

Además de los temas que hemos citado, es necesario disponer de un pequeño fondo histórico del territorio para poder completar otras consultas en el CD.

También es necesario, como apoyo, un pequeño fondo de referencia con enciclopedias, atlas, diccionarios, etc.

El fondo histórico y/o local puede ser más o menos importante dependiendo de la zona o del espacio del que se disponga y de la cantidad de otros archivos y bibliotecas que recojan este tipo de documentación.

Revistas

Debe disponerse de un fondo de revistas relacionadas con las temáticas que se recogen y es necesario prever, también, un fondo de revistas de la zona para una mayor integración en el emplazamiento en el cual estemos.

Artículos

Hay que ser muy selectivo con este tipo de documentación y acotar bien lo que se desea guardar para no perder tiempo ni espacio. Los artículos de temática relacionada con el espacio protegido así como las actividades que se realizan deben ser prioritarios.

Documentos inéditos

Deben considerarse de valor primordial, porque a menudo son documentos de difusión y conocimiento restringido, que posiblemente no se conserven en ningún otro lugar.

En este tipo de documento debe tenerse muy en cuenta el tema de los derechos de autoría.

Mapas

A parte del fondo referente al ENP, se debe disponer de una pequeña representación de mapas a nivel de Cataluña y España.

Debe tenerse en cuenta el mobiliario adecuado para su conservación.

Folletos

Es necesario acotar la recolección de folletos turísticos -que ya son guardados en las oficinas de información- a favor de los temas expuestos.

Disquets, vídeos, pósters, juegos, materiales didácticos, etc.

Debemos limitar la recolección a los intereses del ENP y de los equipamientos que tengamos para guardarlos y reproducirlos.

Fotografías y diapositivas

Debe hacerse una selección representativa. Necesitan una conservación y tratamiento específicos.

También, en este caso, es necesario no olvidar el uso que se les da debido a los derechos de autoría.

Al definir los materiales que recogemos, tenemos que considerar aquellos que ya guardan otros CD, bibliotecas y archivos de la zona para evitar duplicaciones, reducir esfuerzos y favorecer la coordinación.

6. Recursos

Equipamientos

Es necesario disponer de espacios mínimos de consulta, depósito adecuado para cada tipo de material: mapas, diapositivas, libros, artículos, etc.

Se necesitan equipamientos para la reproducción y difusión de los materiales depositados en el CD: proyector de diapositivas, vídeo, etc.

Hay que tener en cuenta la posibilidad de crear un subfondo de consulta del CD en otros lugares: bibliotecas, centros de recursos, centros de información, etc. para facilitar las consultas y hacer mayor difusión del CD.

Publicaciones

Es importante que el CD genere publicaciones propias como, por ejemplo, listas de novedades, recopilaciones informativas y/o de sumarios, recopilaciones bibliográficas, temáticas, boletines de información divulgativa o de carácter más científico, etc.

Informática

Para ofrecer unos buenos servicios, rápidos y eficaces, es vital un buen apoyo telemático que facilite al responsable del CD el acceso a gran cantidad de información selectiva de calidad, en poco tiempo.

Es necesario un buen sistema para tener inventariados y catalogados los libros, que te permita estar conectado en red con otros centros y disponer, copiar y consultar su fondo bibliográfico con el fin de no duplicar esfuerzos.

Internet es también un apoyo esencial para disponer de información lejana en el mínimo tiempo posible, y acceder también a diversos fondos bibliográficos.

Se puede contar también con otros apoyos telemáticos como, por ejemplo, los sistema de recuperación de datos a nivel geográfico -el SIG es un ejemplo-.

7. Personal

Para abastecer de personal el CD, es necesario tener en cuenta dos aspectos:

Favorecer un mejor tratamiento de la documentación -procesos de recepción, catalogación, clasificación, uso de programas específicos como, por ejemplo, el VTLS, ISI, Knosys-, asesoramiento en manipulación y tratamiento de los diferentes tipos de materiales, en el marco legal de los documentos, la preservación y conservación, y la gestión de la información, etc. Se debe contar con la presencia de personal con formación bibliotecaria, personal con formación específica y reciclaje continuo.
El personal debe conocer la zona, tener conocimientos sobre temas medioambientales, de gestión del territorio, programas informativos y educativos, y sobre nuevas tecnologías. En lo referente a la dinamización del fondo del CD, la preparación de materiales didácticos tiene que ir a cargo de los educadores o maestros de los diferentes centros en que se ubica el CD: museos, centros de recursos, parques naturales, etc.

8. Usuarios

Podemos clasificar a los usuarios en 5 grupos:

1. Equipo gestor

El CD da apoyo al equipo técnico gestor para mejorar el acceso y el uso de información selectiva: el CD les facilita información y documentación, realiza intercambios con contactos del PN, potencia la utilización de aplicaciones telemáticas, realiza la búsqueda de materiales para publicaciones, lleva a cabo suscripciones y compra de material, da apoyo a conferencias, ponencias de gestión, exposiciones, etc.

2. Mundo escolar

Apoyo a docentes y alumnos ofreciendo materiales, y de un modo más amplio: salidas y visitas, elaboración de créditos y unidades didácticas, recursos...

En algunos casos, algunos CD actúan como centro de recursos que organiza actividades concretas para escolares dentro de programas de educación ambiental o campañas informativas.

3. Mundo formativo

El CD da apoyo a docentes y alumnos en actividades de formación ambiental como cursos, proyectos y prácticas de carreras relacionadas con la gestión, diseño y ejecución, o apoyo al equipo gestor en programas formativo sobre el PN, en un sentido más amplio.

4. Mundo de la investigación

El CD da apoyo a la universidad y a los investigadores en lo referente a estudios y trabajos ya existentes o que deben realizarse. Desde el CD -y de acuerdo con las prioridades que marca el equipo gestor- se priorizan las líneas de investigación y se intentan llenar los vacíos de investigación, para evitar repeticiones y rentabilizar esfuerzos.

5. Gran público

El CD ofrece apoyo informativo y documental al público en general, y también participación en programas educativos o informativos dirigidos a él.

Los destinatarios dependen básicamente de los objetivos del CD y de los programas con los que está trabajando. Si sólo se trata de un fondo documental consultable, el grupo de destinatarios es disperso, pero si el CD forma parte de un programa concreto, entonces se da una selección de destinatarios y una especificidad de actuaciones.

Para mejorar la rentabilidad del CD es importante esta participación en programas y la realización de un seguimiento de los usuarios y de una evaluación de los servicios.